La scrittura dei progetti europei: come prepararsi, le buone pratiche, gli errori da evitare
“Era una notte buia e tempestosa”: il difficile mestiere di scrivere progetti europei
Chi non conosce questo famoso incipit, che segna l’avvio di ogni tentativo di Snoopy di scrivere il suo romanzo? Rende bene l’idea delle difficoltà dello scrivere, e dell’importanza dello stile.
Chi si è cimentato con una candidatura per un progetto europeo, sa bene come la scrittura sia un processo complesso, in cui è necessario unire ai contenuti tecnici uno stile scorrevole e un linguaggio adeguato.
Dedichiamo a questo tema un Glossario regolarmente aggiornato e una sezione del Manuale, in cui dedichiamo un paragrafo ai consigli per “scrivere chiaro”.
Oltre a curare gli aspetti tecnici di una proposta progettuale, è fondamentale ricordare che questa verrà letta da un valutatore, probabilmente insieme a decine di altre proposte. Per questo, lo stile ed il metodo di scrittura sono importanti tanto quanto i contenuti tecnici.
Esploriamo insieme alcuni consigli ed errori da evitare per scrivere un progetto curato e convincente, nello stile e nel metodo.
Prima di “impugnare la penna”: il lavoro di preparazione
La scrittura efficace di un progetto inizia molto prima della compilazione della candidatura. Prima di “buttarsi” nella scrittura del formulario è importante avere una visione chiara della struttura di base del progetto.
Invece che partire subito dalla compilazione del formulario, un documento complesso che può arrivare anche a 50-60 pagine, il primo passo consigliato è quello di sviluppare una Concept Note, ovvero una versione molto sintetica (3-4 pagine) dell’idea progettuale. La Concept Note contiene la motivazione (rationale) del progetto, gli obiettivi principali, la struttura delle attività (o dei Work Packages), i principali output (prodotti) del progetto, i destinatari, una timeline indicativa e il budget totale.
La Concept Note è anche il migliore biglietto di ingaggio, perché permette di presentarsi a eventuali partner con una prima idea chiara di progetto. È normale che la Concept Note subisca diverse modifiche dopo il confronto con i partner, ma è sicuramente più agile trovare una visione condivisa su 4 pagine di Concept Note che su un formulario di 50-60 pagine.
Una volta definita la Concept Note con i partner, è utile creare versioni modificabili e commentabili dei modelli di formulario, di cronoprogramma (Gantt chart) e di budget, pronte per essere condivise e sviluppate con i contributi dei partner. Una volta terminati i preparativi, si può passare alla scrittura.
Buone pratiche nella scrittura di un progetto europeo
Ecco alcuni consigli per scrivere un progetto.
- Coerenza terminologica: è importante utilizzare gli stessi termini in ogni parte del formulario, creando un tuo “glossario” di progetto. Se si chiama un elemento in modi diversi, il valutatore può pensare che si stia parlando di cose distinte, riducendo linearità e chiarezza. Inoltre, se si utilizza sempre lo stesso termine, è anche più semplice utilizzare la funzione “trova” e “sostituisci” in fase di revisione della proposta.
- Linguaggio inclusivo: evitare gli stereotipi di genere e usare un linguaggio che rispetti le diversità, in linea con i valori dell’Unione europea e con gli aspetti trasversali. È un requisito fondamentale.
- Labor limae: la scrittura è… riscrittura. È importante non accontentarsi della prima stesura, ma integrare i feedback dai partner, asciugare le frasi, eliminare le ripetizioni e cercare di rendere il testo sempre più scorrevole.
- La regola del “self-sustaining”: ogni sezione dovrebbe essere comprensibile anche se letta singolarmente. Per questo è bene evitare rimandi generici (es. “come descritto sopra”). Se si vuole citare un concetto espresso altrove è meglio essere specifici, o riassumerlo brevemente per non spezzare il ritmo di lettura.
- Sincronizzazione tra testo e budget: è bene assicurarsi che ogni attività descritta nella parte tecnica trovi un riscontro preciso nei file del budget, del cronoprogramma e in generale nelle altre sezioni della proposta.
- Gestione degli acronimi: il nostro consiglio è di introdurre un acronimo solo se strettamente necessario, definendolo chiaramente alla prima occorrenza. Un progetto pieno di sigle incomprensibili diventa rapidamente illeggibile.
Le “cadute di stile”: gli errori da evitare (e come correggerli) nello scrivere progetti europei
Quali sono invece gli errori più comuni e come evitarli?
Uso del “progettese”: il “progettese” è un linguaggio riempitivo, ripetitivo, che nasconde sotto l’utilizzo di termini tecnici della progettazione europea la mancanza di contenuti. Un linguaggio per riempire le sezioni dei formulari, che favorisce mediocrità e depersonalizzazione. L’antidoto è la genuinità: dare visibilità ai bisogni reali, dare risalto alle sfumature ed evitare di parlare per categorie astratte.
Prima o terza persona? L’uso del “noi” può essere preferibile perché trasmette l’idea di un team (il consorzio) coeso e orientato da una visione condivisa. Inoltre, conferisce maggiore concretezza alle azioni descritte (“realizzeremo” anziché “verrà realizzato”) e rende il testo più diretto e dinamico. La terza persona, invece, può risultare più adatta quando si desidera mantenere un tono neutro e istituzionale, valorizzare l’oggettività scientifica (ad esempio nella sezione dedicata all’analisi dei bisogni) o presentare il progetto come soggetto dell’azione. In ogni caso, è consigliabile adottare una scelta coerente e mantenerla lungo tutto il documento.
Utilizzo dell’Intelligenza Artificiale: si tratta di un tema in primo piano, il cui impatto sulla scrittura dei progetti europei inizia a essere sempre più evidente. In generale, l’IA è un ottimo assistente, ma un testo generato con l’IA senza “filtri” e senza un adeguato apporto di idee e di contributi “umani” risulta facilmente piatto, inconsistente e “senza anima” agli occhi dei valutatori. Per non parlare del rischio di “allucinazioni”, inconsistenze, generalizzazioni o formulazioni che possono tradire l’origine “artificiale” del contenuto, facendo crollare il valore della proposta.
Il copia-incolla selvaggio: analogamente, riciclare parti di vecchi progetti senza adattarle al nuovo bando è un errore fatale. Ogni call ha obiettivi specifici, per cui il “”copia-incolla” si percepisce immediatamente e trasmette mancanza di attenzione al dettaglio e superficialità.
I grandi classici: leggere molto e scrivere molto restano la via migliore per affinare le capacità di scrittura. Per chi vuole ulteriormente approfondire, un’apposita guida della Commissione europea fornisce consigli per scrivere chiaro, in tutte le lingue. E resta sempre valido uno dei primi manuali pubblicati su questo tema, “Elementi di stile” di William Strunk (1918).
L’eccesso di tecnicismo: sebbene il progetto debba essere tecnicamente solido, è importante ricordare che il valutatore potrebbe essere un esperto di settore ma non necessariamente un esperto specializzato esattamente nel tema del progetto. Il linguaggio deve tenere conto di questo aspetto, evitando (o spiegando con ausilio di definizioni o note) termini eccessivamente tecnici.
Trascurare l’abstract: spesso scritto all’ultimo minuto, l’abstract è in realtà la prima cosa che viene letta. Se è confuso o noioso, c’è il rischio che il valutatore affronti il resto del documento con un pregiudizio negativo.
Mancanza di connessione: un errore stilistico e metodologico è presentare i Work Packages come compartimenti stagni. Per evitare questo errore, è utile utilizzare lo stile per creare ponti narrativi, spiegando la relazione e l’interdipendenza tra attività e output di WP diversi.
Revisione incrociata: al termine della stesura del progetto, è importante prevederne la revisione da parte di una persona esterna, ad esempio di un partner che non vi ha contribuito in modo preponderante. Una visione neutra aiuta a capire se il progetto può essere chiaro e apprezzabile anche per un valutatore esterno.
Proofreading professionale: soprattutto se il progetto è scritto in inglese, la revisione da parte di una persona madrelingua può dare al progetto una maggiore professionalità e lo smalto che merita.
Anche se la forma è importante, scrivere un progetto europeo non è mai un esercizio di stile fine a sé stesso. Ogni investimento nel lavoro di rifinitura, di cura della forma, non è un di più, ma una strategia necessaria per dare carattere al progetto in un contesto altamente competitivo.
