Gestire l’insuccesso nella progettazione europea: consigli pratici per imparare dai propri errori e presentare progetti vincenti.
Il fattore competizione e la gestione dell’insuccesso
Non possiamo negarlo: i progetti europei possono essere davvero molto competitivi e un progetto non finanziato è un avvenimento “normale” che bisogna imparare a gestire.
In programmi come Horizon Europe, Europa Creativa ed Erasmus+ il tasso di successo è spesso molto basso, in alcuni casi anche inferiore al 10%. In altri termini, è più probabile incontrare insuccessi che vittorie: due facce della stessa medaglia che Rudyard Kipling, in una famosa poesia, consigliava di trattare allo stesso modo. Proponiamo oggi alcuni consigli su come farlo, evitando di restare scottati dalle prime esperienze e fare degli insuccessi un fattore di crescita, per sé e per la propria organizzazione.
È possibile rendersi conto della percentuale di progetti ammessi consultando i report annuali (come nel caso di Erasmus+) o le valutazioni ad interim (come nel caso di Horizon Europe) dei programmi europei.
Per chi lavora nella progettazione europea, un così alto livello di competizione significa innanzitutto che il livello qualitativo dei progetti presentati deve puntare all’eccellenza, perché spesso la distanza tra un progetto finanziato e uno non finanziato si misura in pochissimi punti di scarto. Questa dinamica è resa ancora più evidente dalla crescente applicazione di strumenti di Intelligenza Artificiale alla scrittura dei progetti, che ha aumentato il numero e la qualità media dei progetti presentati.
Il feedback è d’oro: alcuni consigli per l’analisi del report di valutazione
Se il progetto non è stato approvato, è importante non fermarsi alla delusione. Nei progetti europei, ogni progetto è accompagnato da un Evaluation Summary Report (ESR), che assegna a ciascun criterio di valutazione un punteggio numerico e un commento sintetico, che evidenzia i punti di forza, di debolezza e le aree di miglioramento del progetto.
A seconda dei programmi, l’ESR può cambiare o chiamarsi in modo leggermente diverso, ma rimane comunque una prassi consolidata. I criteri di valutazione variano a seconda del programma, ma riguardano tipicamente la rilevanza, l’impatto, la qualità e la coerenza dell’impianto progettuale.
L’ESR rappresenta una sintesi dell’analisi svolta da valutatori esterni, qualificati nell’ambito specifico cui si rivolge il bando: se il progetto non è stato ammesso al finanziamento, l’ESR è la risorsa più preziosa per capire dove migliorare la proposta in vista di una futura ricandidatura.
Ecco alcuni consigli per far fruttare questa analisi nel migliore dei modi.
- Separa l’emotività dal giudizio. Impara a non prenderla “sul personale”: come abbiamo detto, la competizione è altissima e i fondi sono limitati. A volte un ottimo progetto viene scartato solo per una questione di mancanza di fondi. Anche nel caso in cui il progetto non abbia ottenuto un buon punteggio è importante capire, a mente fredda, quali sono i punti deboli: spesso il problema non è l’idea, ma la coerenza formale o la descrizione dell’impatto a lungo termine.
- La regola del secondo/terzo tentativo. L’ESR è la base per creare la strategia per il prossimo tentativo. Molti progetti vengono approvati solo alla seconda o terza candidatura, dopo aver integrato questi feedback. Il consiglio è di cominciare a lavorare a una nuova candidatura con largo anticipo, tenendo conto che nella maggior parte dei casi è possibile sapere in anteprima in quale periodo dell’anno verranno pubblicati i nuovi bandi, grazie ai Programmi di Lavoro (per il 2026 ne abbiamo parlato qui). Attenzione ad alcune possibili riserve, ad esempio, nel caso in cui il progetto sia inserito in una lista di attesa di progetti “ripescabili” (reserve list), non sarà possibile inviarlo nuovamente fino a quando la lista rimarrà valida. Inoltre, alcuni programmi (come Horizon Europe) prevedono un periodo di “fermo” (che in alcuni casi è di 1 o 2 anni) prima di poter ripresentare un progetto che è stato respinto.
- Dal “codice dei valutatori” alla lettura critica. Il linguaggio dei valutatori è spesso formale e può apparire “edulcorato”. È importante saper leggere tra le righe, dando il giusto peso ai complimenti di rito (es. “il progetto è ben scritto”) e concentrarsi soprattutto sui “ma”, sui “tuttavia” e sui “ciononostante”. A volte il commento può apparire complessivamente positivo ma il punteggio è basso: questo accade quando il valutatore ha trovato un “errore fatale” che ha invalidato il resto, e che sarà fondamentale riuscire a individuare.
- Difetti strutturali vs Mancanze minori. Tra i difetti strutturali (major shortcomings) possono esserci, ad esempio, la mancanza di competenze all’interno del Consorzio per poter portare avanti il progetto, o la mancanza dello European added value (la motivazione che giustifica il valore aggiunto del progetto a livello europeo). Si tratta di problemi che rendono spesso necessario reimpostare la struttura stessa del progetto. Invece, le mancanze minori (minor shortcomings), sono normalmente dettagli mancanti o spiegazioni poco chiare. Se il tuo punteggio è vicino alla soglia, correggere questi punti nella prossima call aumenterà molto le possibilità di vittoria.
- Studiare le contromisure. Un esercizio utile può essere quello di creare una matrice che contenga, per ogni punto debole, la possibile contromisura o correzione da attuare. Ad esempio, se la critica riguarda le “tempistiche poco chiare”, potrà essere utile inserire un cronoprogramma (Gantt chart) in allegato nella prossima candidatura. L’analisi deve essere svolta per ogni singola frase negativa della valutazione, anche di quelle che possono apparire “ingiuste”.
La curva di apprendimento e le lezioni apprese della progettazione europea
Partecipare a un progetto europeo è un percorso trasformativo che va ben oltre la stesura di un formulario o l’ottenimento di un finanziamento. Oltre all’impatto generativo della valutazione, che permette alle organizzazioni che presentano il progetto di attuare miglioramenti per la candidatura successiva, lo sviluppo di progetti può essere un vero e proprio esercizio di capacity building che permette di:
- Migliorare la consapevolezza della propria struttura: preparare un progetto per un bando europeo è un processo complesso. Servono competenze e coordinamento, ad esempio tra chi si occupa del progetto e chi si occupa degli aspetti amministrativi. La progettazione permette di testare il proprio livello di capacità e di coordinazione, e di capire se si è davvero pronti;
- Sviluppare una cultura interna del confronto a livello europeo: lavorare su scala europea significa uscire dall’autoreferenzialità e accettare, ad esempio, che la propria soluzione locale non sia l’unica possibile. Il confronto con partner di altri paesi permette di capire quanto un problema comune (es. la disoccupazione giovanile) può essere affrontato con strumenti radicalmente diversi, utilizzati in aree diverse e lontane dalla propria;
- Apprendere dai partner europei: essere parte di un partenariato europeo (qui l’ultimo articolo della Guida sul tema), permette di osservare come lavorano altre organizzazioni più esperte, importando buone pratiche e conoscenze e confrontandosi con tipologie di enti diversi dal proprio. Anche un progetto non finanziato lascia in eredità una rete di contatti. Un partner conosciuto durante una candidatura fallita può diventare il capofila di un progetto vincente l’anno successivo;
- Sviluppare linguaggi e strumenti della progettazione europea: esiste una lingua specifica della progettazione europea, un glossario di termini che si acquisiscono nello sviluppare un progetto e che rimangono nella cultura organizzativa dell’ente, anche se il progetto non è stato finanziato. La partecipazione a un progetto dà inoltre modo di creare e affinare una propria “cassetta degli attrezzi” utile a sviluppare nuovi progetti, anche nell’ambito di altri bandi e programmi (esempi: profilo dell’ente e dello staff, loro punti di forza, progetti svolti, pratiche sviluppate, reti di partner);
- Identificare dei progetti maturi da portare sul tavolo europeo: il bando europeo può funzionare come un test per le idee sviluppate all’interno dell’organizzazione. Permette di capire se quell’idea che sembrava brillante a livello locale potrebbe invece rivelarsi superata o, al contrario, estremamente d’avanguardia se confrontata con lo stato dell’arte europeo. Allo stesso tempo, la progettazione permette di distillare ciò che di un’iniziativa locale è replicabile e potenzialmente esportabile nel resto dell’Europa.
In sintesi: Il valore del “fallimento positivo”
Abbiamo visto come, anche quando un progetto riceve un punteggio insufficiente, l’organizzazione ne esce potenziata. La progettazione va vista come un investimento a lungo termine: l’ente ne esce con una visione più chiara del proprio ruolo, una rete più vasta e una metodologia di lavoro più solida. Ogni Evaluation Summary Report negativo è, paradossalmente, una “guida gratuita” degli esperti che può portare alla vittoria nella call successiva.
Il segreto è non disperdere il lavoro fatto: mantenere vivi i contatti con il partenariato, fare tesoro delle critiche e continuare a seguire le date di pubblicazione tramite i programmi di lavoro (e gli aggiornamenti del nostro Portale Bandi). L’unico vero “fallimento” nella progettazione europea è smettere di candidarsi dopo il primo tentativo.
