La Guida OpenPM2 in italiano e le “domande giuste” sui progetti europei

Ci poniamo e rispondiamo ogni giorno a molte domande sui progetti europei. Ma quali sono “quelle giuste”? Scopriamolo insieme con la Guida OpenPM2, ora disponibile in italiano

La Guida OpenPM2 è disponibile in italiano

Prima di tutto, presentiamo ai nostri lettori un nuovo, importante aggiornamento: la Guida Open PM², che abbiamo recentemente analizzato, da pochi giorni è anche disponibile in italiano.

Questo permetterà un più facile accesso agli ottimi strumenti di project management offerti da Open PM² a tutti gli europrogettisti del nostro paese.

Potete accedere alla Guida Open PM² in italiano a partire da questo link.

Approfittiamo di questo aggiornamento per proporvi un’interessante rassegna di alcuni dei “messaggi” più originali della Guida Open PM².

Open PM2, un “modo di pensare” i progetti europei”

La nostra Guida dedica ampio spazio al “modo di pensare” i progetti europei e cerca di fornire una risposta alle molte domande riguardanti l’ambito dell’europrogettazione. Ma ora mettiamo insieme le due cose e proviamo a porci “la domanda delle domande”: cosa dobbiamo chiederci quando affrontiamo un progetto europeo, per “pensarlo” nel modo giusto?

Gli strumenti disponibili per chi opera nell’ambito dell’europrogettazione (o vi si avvicina) forniscono informazioni, indicazioni operative e elementi concettuali anche di grande rilevanza, ma raramente affrontano un tema più esistenziale: la mentalità, gli atteggiamenti e i comportamenti che permettono di realizzare un progetto europeo di successo.

Si tratta di “domande poco frequenti” che spesso non ci poniamo nell’affrontare i progetti europei, ma che possono fare la differenza.

Affrontiamo questi temi, in modo sintetico ma efficace, con la trattazione proposta dalla Guida OpenPM² della Commissione europea.

I “mindsets” di OpenPM2, ovvero gli “approcci mentali”

• Utilizzare i migliori strumenti per trovare compromessi efficaci tra tempi, costi, portata e qualità nel realizzare gli obiettivi del progetto.
• Rimanere consapevoli del fatto che tali strumenti sono al servizio degli obiettivi di progetto, e non viceversa.
• Rimanere orientati alla concretezza dei risultati in tutte le fasi e in tutte le attività necessarie all’elaborazione e alla gestione di un progetto.
• Utilizzare la pianificazione come indispensabile strumento organizzativo e di direzione strategica, non come un limite alle opportunità e al valore che il progetto potrebbe generare.
• Promuovere una cultura di progetto basata sulla collaborazione, su una comunicazione chiara e sul senso di responsabilità.
• Assegnare ruoli chiari nella gestione del progetto, associandoli alle persone più appropriate a ricoprirli per il bene del progetto.
• Bilanciare nel modo più produttivo le “P” della gestione del progetto, che possono essere tra loro in conflitto: Produzione, Processi, Pianificazione, Persone, Premi e Patimenti, Partecipazione, Percezione e Politica.
• Investire nello sviluppo di competenze tecniche e comportamentali per contribuire al meglio alla realizzazione del progetto.
• Coinvolgere gli stakeholder del progetto nel cambiamento organizzativo necessario per massimizzare i benefici del progetto.
• Condividere le conoscenze, gestire attivamente le “lessons learnt” e contribuire al miglioramento della gestione del progetto all’interno della propria organizzazione.

Ispirarsi a principi etici e professionali solidi e condivisi.

Le “IAQ” di Open PM2, ovvero le “Infrequently Asked Questions”

• Sappiamo cosa stiamo facendo?  Sviluppare una visione chiara e condivisa del progetto.  Gestire il progetto usando un approccio olistico e ottimizzare l’intero progetto, non solo parti di esso.  Seguire un processo, ma rimanere “agili” e cercare di ricordare regolarmente perché si sta facendo qualcosa.
• Sappiamo perché lo stiamo facendo? Assicurarsi che il progetto sia importante, che a qualcuno importi davvero. Comprendere i suoi obiettivi, il suo valore e il suo impatto, il suo collegamento a una strategia più ampia.  Dare in anticipo una definizione di “successo” per il progetto e fornire il massimo valore in termini di risultati concreti e benefici reali.
• Sono coinvolte le persone giuste? Le persone fanno funzionare i progetti. Il criterio principale per coinvolgere le persone e assegnare i ruoli del progetto deve essere quello di servire i bisogni e gli obiettivi del progetto, non la politica, l’amicizia, la gerarchia funzionale, la vicinanza o la convenienza. 
• Sappiamo chi sta facendo cosa? Sapere cosa si dovrebbe fare e assicurarsi che gli altri sappiano cosa dovrebbero fare. È chiaro a tutti? Definire chiaramente e capire i ruoli, le responsabilità e gli impegni.
• Andiamo avanti a ogni costo o rischio? Mostrare rispetto per il lavoro delle persone e per le risorse utilizzate, evitando comportamenti e tattiche azzardati. Tenere a mente che non si tratta solo del risultato finale: conta anche il modo in cui ci si arriva. I progetti vanno gestiti sulla base di valori e principi positivi. 
• È importante? Non tutto è ugualmente importante. Identificare e concordare i criteri e i fattori critici di successo del progetto, identificare il miglior risultato ottenibile (minimizzando risorse e rischi), allocare impegno e attenzione (tattica e strategica) a beneficio sia degli obiettivi, sia della sana gestione del progetto.
• Questo è un compito per “loro” o per “noi”? Assicurarsi che le persone che agiscono sul progetto e quelle che ne beneficiano lavorino in squadra e verso un obiettivo comune. Un buon lavoro di squadra funziona sempre: incoraggiare una comunicazione chiara, efficace e frequente.
• Dovrei essere coinvolto? Contribuire da qualsiasi posizione. Essere orgogliosi delle competenze, del valore e dell’atteggiamento positivo che si porta al progetto, qualunque esso sia. Aiutare a coinvolgere tutti coloro che devono essere coinvolti. Promuovere e facilitare i contributi di tutte le parti interessate.
• Siamo migliorati? Impegnarsi a migliorare continuamente se stessi e l’organizzazione raccogliendo e condividendo le conoscenze. Riflettere su come la squadra di progetto può diventare più efficace, aggiustando di conseguenza pratiche e comportamenti.
• C’è vita dopo il progetto? Il progetto non rappresenta che l’inizio del ciclo di vita del prodotto o del servizio che si intende proporre! Assicurarsi che il progetto contribuisca al suo successo nel lungo termine.

Possono sembrare domande e approcci di carattere molto generale, ma diventano estremamente concreti una volta calati e visualizzati nella vita dei nostri progetti. Cosa ne pensate? Raccontateci la vostra esperienza!

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